Die Digitalisierung hat viele Bereiche des Geschäftslebens verändert – auch die Rechnungsstellung. Immer mehr Unternehmen setzen auf elektronische Rechnungen, um den Prozess effizienter und gesetzeskonform zu gestalten.
Bei SpeedIT Solutions haben wir uns diesen Anforderungen angepasst: Ab sofort versenden wir unsere Rechnungen an Geschäftskunden als PDF-Dokumente gemäß den Anforderungen der E-Rechnung per E-Mail und stellen sie zusätzlich im Kundenbereich zum Download bereit. Die E-Rechnung wird von uns standardmäßig im ZUGFeRD-Format übermittelt, auf Anfrage ist dieses auch als XRechnung möglich, um unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die nicht nur digital übermittelt wird, sondern auch strukturierte Daten enthält. Diese Daten können direkt in Buchhaltungs- und ERP-Systeme eingelesen werden, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist. Das Ziel der E-Rechnung ist es, Prozesse effizienter zu gestalten, Fehler zu reduzieren und den Austausch von Rechnungen zu standardisieren.
Mit den Formaten ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und XRechnung stehen Ihnen zwei der gängigsten Standards für elektronische Rechnungen zur Verfügung:
- ZUGFeRD-Format: Dieses Format kombiniert ein menschenlesbares PDF-Dokument mit einer eingebetteten XML-Datei, die maschinenlesbar ist. Es ist flexibel und eignet sich für Unternehmen mit unterschiedlichen Anforderungen.
- XRechnung: Dieses reine XML-Format entspricht den Vorgaben der Europäischen Union und wird häufig bei öffentlichen Auftraggebern eingesetzt.
Wie erhalten Sie Ihre Rechnungen?
Bei SpeedIT Solutions haben wir den Prozess so gestaltet, dass Sie flexibel zwischen verschiedenen Optionen wählen können:
- PDF-Rechnung per E-Mail: Jede Rechnung wird Ihnen automatisch per E-Mail als PDF im ZUGFeRD-Format zugesandt. Dieses Format erfüllt die Anforderungen der E-Rechnung und bietet Ihnen die Möglichkeit, die Datei sowohl digital als auch ausgedruckt zu verwenden.
- Download im Kundenbereich: Für noch mehr Komfort können Sie Ihre Rechnungen jederzeit in unserem Kundenbereich herunterladen. Dies gilt sowohl für aktuelle als auch für ältere Rechnungen, sodass Sie immer Zugriff auf Ihre Unterlagen haben.
- XRechnung-Format auf Anfrage: Wenn Sie ein höheres Maß an Automatisierung oder spezifische gesetzliche Anforderungen erfüllen müssen, können wir Ihnen Rechnungen im XRechnungs-Format bereitstellen.
Warum setzen wir auf E-Rechnungen?
Die Einführung der E-Rechnung ist für uns ein logischer Schritt, um unsere internen Abläufe zu modernisieren und gleichzeitig unseren Kunden einen Mehrwert zu bieten. Der Wechsel zur E-Rechnung bringt viele Vorteile mit sich:
- Effizienz: Die direkte Integration von Rechnungsdaten in Ihre Buchhaltung spart Zeit und reduziert den Aufwand für manuelle Eingaben.
- Fehlerminimierung: Durch strukturierte Daten wird das Risiko von Übertragungsfehlern minimiert.
- Flexibilität: Mit Formaten wie ZUGFeRD und XRechnung können wir auf unterschiedliche Anforderungen eingehen.
- Umweltfreundlichkeit: Die digitale Übermittlung von Rechnungen reduziert den Papierverbrauch und ist somit ein nachhaltiger Beitrag zum Umweltschutz.
- Zukunftssicherheit: Mit E-Rechnungen erfüllen Sie die aktuellen und zukünftigen gesetzlichen Anforderungen und profitieren von einer standardisierten Rechnungsabwicklung.
Was bedeutet das für Sie?
Für unsere Kunden ändert sich wenig – außer, dass der Rechnungsprozess jetzt noch effizienter und flexibler wird. Sie erhalten weiterhin alle Rechnungen bequem per E-Mail und können diese im Kundenbereich herunterladen. Sollten Sie spezielle Anforderungen wie ZUGFeRD- oder XRechnungs-Formate haben, stehen wir Ihnen mit passenden Lösungen zur Seite.
Haben Sie noch Fragen?
Falls Sie Unterstützung bei der Integration von E-Rechnungen benötigen oder Fragen zu den neuen Formaten haben, steht Ihnen unser Support-Team selbstverständlich zur Verfügung. Wir helfen Ihnen gerne dabei, den Wechsel zur E-Rechnung optimal für Ihre Anforderungen zu gestalten.
Mit dieser Umstellung möchten wir unseren Beitrag zur Modernisierung und Vereinfachung von Geschäftsprozessen leisten – für uns selbst, aber vor allem für unsere Kunden.